Jak na efektivní týmovou komunikaci

Dobře fungující vnitrofiremní a týmová komunikace je klíčová pro úspěšné fungování každé společnosti. Přečtěte si, proč je dobré o vnitrofiremní komunikaci pečovat a jaké nástroje vám při tom pomohou. 

Týmová práce je pro firmu všechno, Může to znít jako klišé, ale každý, kdo si někdy vyzkoušel práci s lidmi, musí souhlasit. V podnikání efektivní týmová komunikace vede k produktivitě, lepším příjmům a prosazení ve světě tvrdé konkurence.  

Podle četných studií příliš nezáleží na nadprůměrné inteligenci a schopnostech jednotlivce. Ani z geniálních lidí nemusíte poskládat dobře fungující tým. 

Ty nejlepší týmy mají něco jiného – efektivní vnitřní komunikaci. Touto zbraní dokážou udolat kolektiv špatně komunikujících géniů, kdykoliv budou chtít. 

Co je vlastně základem týmové práce? Jak vytvořit z průměrné pracovní skupiny vysoce úspěšný, sehraný tým? Stačí vám k tomu soukromý e-mail, nebo potřebujete složité CRM a ERP systémy?

Proč je týmová práce důležitá

Než se podíváme na to, jak dosáhnout efektivní komunikace, pojďme si říct, proč je excelentní týmová práce tak zásadní. 

V dnešním světě je práce v týmu zcela běžnou realitou na pracovištích. Z dotazníkového šetření společnosti Business News Daily vyplývá, že pro 81 % pracujících je týmová spolupráce každodenní realitou. Většina lidí je dokonce současně členem několika různých týmů. Úspěchu firmy jako celku je pak závislý na tom, jak úspěšně si vedou jednotlivé týmy. 

Pokud tým dobře funguje, jeho výsledná hodnota je vyšší než pouhý součet hodnoty jeho členů. Bude produktivní, efektivní a méně náchylný k chybování. Jako dobře promazaný stroj. 

Pokud týmová práce pokulhává, bude docházet k úniku informací, nedorozuměním, nejasnému delegování úkolů, zbytečné duplicitě práce a častým chybám. Se vší pravděpodobností bude hodnota týmu naopak mnohem nižší než součet hodnoty jeho členů. 

Jak dosáhnout kvalitní týmové komunikace?

Chcete-li pozvednout úroveň spolupráce, v prvé řadě se zaměřte na způsob, jakým dochází k propojení týmů i jejich jednotlivých členů. Prvním krokem je vytvořit otevřené prostředí založené na spolupráci a vzájemném respektu.

Pokud jste vedoucím týmu, musíte začít u sebe. Buďte ke svým podřízeným otevření, respektujte zpětnou vazbu a nové nápady, i když s nimi na první pohled nesouhlasíte. Takovým chováním vysíláte ke svým podřízeným zprávu, že jejich upřímné názory jsou vítány. Jakmile začne komunikace plynout a mezilidské vztahy se vylepší, tým se stane výrazně schopnějším celkem.

Praktické stránky efektivní komunikace

Dalším krokem efektivní týmové komunikace je volba způsobu, jakým se mezi sebou budou dorozumívat členové jednoho týmu i týmy navzájem. Pokud nemáte jednoduchou a pevně danou metodu pro sdílení a informací a feedbacků, hrozí velké nebezpečí, že přijdete o spoustu dobrých nápadů a s nimi i o část efektivity.

Existuje hned několik různých komunikačních kanálů, které můžete použít pro zlepšení komunikace uvnitř firmy. Zvažte zejména tyto čtyři:

1. Týmové meetingy

Nepodceňujme důležitost osobního setkání týmu jako celku. Ať už jsou jeho členové rozmístěni všude po světě, nebo v jednom patře kancelářské budovy, měli by se čas od času vidět. I kdyby jen prostřednictvím konferenčního hovoru. Meetingy jsou skvělým způsobem, jak se dozvědět, na čem pracují ostatní, s jakými obtížemi se setkávají a jaký dělají pokrok. 

Sdílení nastartuje užitečné dialogy, v nichž si pracovníci mohou vzájemně poradit a učit se jeden od druhého.

2. Vnitrofiremní e-maily

Mailová schránka má jednu obrovskou výhodu – každý se do ní pravidelně dívá, takže nehrozí, že se zpráva k příjemci nedostane. To je však ideální stav, který má k realitě daleko. Ve skutečnosti řada mailů unikne pozornosti adresáta, neboť zcela zapadne v hromadách dalších zpráv, důležitých i naprosto zbytečných. Problém může být i přidávání dalších a dalších lidí do kopie a „košatění“ zprávy do nekonečných vláken s mnoha odbočkami a slepými uličkami. Pro rychlou „ad hoc“ komunikaci se mailová schránka nehodí vůbec, protože se v mžiku zaplní přehršlí krátkých zpráv.

3. Specializované komunikační nástroje

Pro rychlou a přehlednou komunikaci existují vhodnější nástroje než mailová schránka. Komunikačních aplikací a pracovních chatů je na trhu takové množství, že budete mít problém si vybrat. Který je pro vás nejlepší? To se dopředu těžko odhaduje. Představu si můžete udělat z uživatelských recenzí, ale nejlepší je několik variant rovnou vyzkoušet. Specializované komunikační platformy většinou nabízejí mnoho užitečných funkcí. Můžete sledovat konkrétní konverzaci na určeném místě, jsou tu chaty individuální i skupinové, máte možnost označovat další lidi, jichž se komunikace týká, přidávat notifikace… Výhodou je také nahrávání souborů, které zde zůstanou dostupné, pokud je budete potřebovat.

4. Kompletní projektové nástroje 

Existují programy, které obsahuje veškerou firemní komunikaci a k tomu mnoho dalšího. Nabízejí posílání zpráv, chat, sledování času, řízení projektů a jednotlivých úkolů. Umožňují přidávání souborů i poznámek, vedení online nástěnky, určování priorit, správu záznamů o zákaznících, dokonce i finanční agendu. Výhodou takového projektového nástroje je hlavně skutečnost, že máte všechny potřebné informace i kontakty na jednom místě. Můžete se k nim kdykoliv vrátit a nemusíte dlouze přemýšlet, zda dotyčná zpráva přišla do Outlooku, Slacku nebo Messengeru. Zároveň se netříští pozornost při přecházení mezi různými aplikacemi.

Závěr

Nezapomínejte, že pro efektivní týmovou komunikaci je zapotřebí zejména otevřená atmosféra, v níž se jednotlivec nebojí vyjádřit svůj názor. Když se vám povede takové prostředí vytvořit, přicházejí na řadu nástroje, které komunikaci uvnitř firmy dovedou k dokonalosti. Odepřete-li svým zaměstnancům tyto nástroje, výsledkem bude nejen jejich nespokojenost a frustrace, ale i zadrhávající soukolí firemních procesů a méně úspěšné podnikání.